Cartera de cobros y pagos: lo que falta por cobrar de cada factura y por pagar de cada prefactura, gasto y factura de gasóleo/peajes. Se puede cobrar o pagar todo o una parte, devolver, y mandar al banco en remesas SEPA (recibos a clientes con mandato, o transferencias a proveedores). Cada cobro, pago y devolución genera su asiento.

Base y cuota de IVA repercutido (de tus facturas a clientes) frente al soportado (de las facturas de proveedores y gastos con IVA) — mismo desglose que pide el modelo 303. La presentación en sí se sigue haciendo en la sede electrónica de la Agencia Tributaria; esto es para tener la cifra lista y no tener que sumarlo a mano.

Préstamos y leasing de cada vehículo financiado, con su cuadro de amortización — calculado con la fórmula de amortización francesa a partir de capital, TAE y plazo, así que coincide al céntimo con lo que te dio el banco o la financiera. Desde aquí se contabiliza cada cuota.

Amortización lineal: cuota anual = (valor de compra − valor residual) / vida útil en años, prorrateada por meses desde la fecha de compra. Alimenta la línea "Dotación a la amortización" de la Cuenta de Resultados y descuenta del inmovilizado material del Balance.

Asientos que se repiten siempre igual (alquiler, renting, seguros, cuotas, nóminas fijas…): se guardan una vez como plantilla y el programa los genera cada mes, trimestre, semestre o año. En el concepto puedes poner {mes} o {anio} y se cambia por el periodo (p. ej. "Alquiler nave {mes}" → "Alquiler nave septiembre 2026").

El programa calcula el modelo con las casillas rellenas: se presenta en la sede electrónica de la AEAT (sede.agenciatributaria.gob.es) con el certificado digital de la empresa, copiando estas cifras. Después márcalo aquí como presentado con el justificante (NRC) y, si ya se ha pagado, el programa hace el asiento del pago.

Cuentas anuales en el modelo PYMES (Balance, Pérdidas y Ganancias, Cambios en el patrimonio neto y Memoria) con el año anterior al lado, y los libros para legalizar. Calendario: formularlas antes del 31 de marzo, legalizar los libros (Diario e Inventarios y Cuentas Anuales, con el programa Legalia 2) antes del 30 de abril, aprobarlas en junta antes del 30 de junio y depositarlas en el Registro Mercantil (programa D2 del Colegio de Registradores, que genera el fichero oficial) en el mes siguiente a la aprobación.

Trae la contabilidad de analiZe (u otro programa) a DeCaConta desde sus exportaciones: en analiZe saca a Excel o CSV el balance de sumas y saldos a la fecha de inicio (para los saldos iniciales), el libro diario de los periodos que quieras y, si quieres los nombres de las cuentas, el plan de cuentas. SETAN reconoce las columnas solo; si alguna no la acierta, se elige a mano. Primero se comprueba (nada se guarda) y después se importa. Todo se puede deshacer.

Las empresas en las que trabajas se cambian arriba, junto al chat. Aquí se dan de alta otras empresas del grupo, se da acceso a otros usuarios y se ve el consolidado: las cuentas de varias empresas sumadas, quitando las ventas, compras, cobros y pagos entre ellas.

Como analiZe, cada ejercicio empieza en el 1: el 1 es el asiento de apertura, después van por fecha del 1 de enero al 31 de diciembre, el penúltimo es la regularización y el último el cierre (si ya están hechos). Se renumeran todos los años. Los asientos no cambian, solo su número.

Para un ajuste que no viene de ninguna factura, gasto o nómina — una provisión, una corrección, un traspaso entre cuentas. El resto de la contabilidad (Libro Diario, Sumas y Saldos, PyG, Balance) ya los recoge solos en cuanto se guardan aquí.

PyG y Balance calculados directamente del mayor (Libro Diario/Mayor), no reconstruidos — solo recogen las partidas que ya tienen cuenta contable (facturas, gastos, nóminas, anticipos, amortización, financiación). Lo que todavía no tiene cuenta (capital social, reservas, existencias...) sigue en las pantallas de Cuenta de Resultados y Balance de siempre, a mano.

Al cerrar un año su resultado se apunta en 129 (Resultado del ejercicio). Si se cierra otro año más adelante, ese resultado se acumularía en la misma 129 sin distinguir años — la apertura traspasa el resultado ya cerrado a 112 (Resultados de ejercicios anteriores), fechado el 1 de enero del año siguiente, dejando la 129 lista para acumular solo el año en curso.

Las cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC PYMES) que usa esta empresa — se crean solas la primera vez que hace falta cada una, no hay que darlas de alta a mano.

Cuenta de Pérdidas y Ganancias en el formato oficial PYMES (normativa ICAC) — mismas líneas numeradas y subtotales que un informe de gestoría, calculadas del mayor real.

Centros de coste — asígnalos a los gastos para poder ver cuánto cuesta cada área del negocio (Informes → Gastos por departamento). Opcional: si un gasto no tiene departamento, sigue funcionando exactamente igual que hoy.

Total de gastos del mes, agrupado por departamento — "Sin departamento" es lo que todavía no se ha etiquetado. El total general coincide siempre con el total de Gastos del PyG del mismo mes.

Borrador del Modelo 303 con las casillas oficiales rellenas a partir del IVA ya calculado — para copiarlo en la sede electrónica de la AEAT o pasárselo a la gestoría. Esto no presenta nada ante Hacienda, solo prepara las cifras. Los números de casilla son los habituales del modelo, pero conviene comprobarlos contra el formulario del trimestre en curso antes de presentar, por si la AEAT los hubiera cambiado.

Resumen anual de IVA, borrador — el acumulado del año y el desglose por trimestre, mismas cifras que IVA trimestral y el Modelo 303. Esto no presenta nada ante Hacienda, solo prepara las cifras.

Declaración anual de operaciones con terceros por encima de 3.005,06€ (IVA incluido), borrador. Clientes y proveedores con prefactura salen con su CIF; los gastos sueltos sin proveedor con ficha se listan aparte porque no tienen CIF registrado. Esto no presenta nada ante Hacienda, solo prepara la lista.

Libro registro de facturas recibidas: todas las facturas de proveedor en un solo libro numerado (gastos, prefacturas de colaboradores, gasóleo y peajes). Se registran solas al abrir esta pantalla; el gasóleo y los peajes generan aquí su asiento y su IVA soportado. Pincha una factura para ver su asiento.

Libro registro de facturas expedidas, con el desglose de IVA de cada una. Pincha una factura para ver su PDF.

Tablas generales: los tipos de IVA y los conceptos contables predefinidos (salen como sugerencia al escribir el concepto de un asiento manual).

Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias: los servicios facturados sin IVA a empresas de otros países de la UE (clientes marcados como «Intracomunitario UE» en su ficha). Se presenta trimestral (o mensual si pasáis de 50.000 € en el trimestre). Esto no presenta nada ante Hacienda: prepara los datos para teclearlos en la sede de la AEAT o dárselos a la gestoría.

El cliente te da un viaje con un precio ya cerrado. Tú subcontratas a un proveedor para que lo haga, y esto te dice cuánto te queda de beneficio.

Cada factura tiene su "🖨 PDF para el cliente", con el QR tributario de Verifactu. Una factura emitida no se edita: si hay un error (NIF, nombre, IVA…) se hace una rectificativa, y si no debió emitirse se anula.

En vez de esperar a que el proveedor subcontratado te mande su factura, generas tú la prefactura con lo que le corresponde cobrar y se la envías — así no dependes de sus tiempos.

Siguiente paso, pendiente de confirmar: incorporar al sistema (dar el número de factura, crear su asiento y su cobro).

Conductores disponibles que se quedaron sin ningún servicio (camión libre, sin carga) algún día de la última semana. Elige qué pasó ese día para quitar el aviso — si ya está cubierto por unas vacaciones o una baja/permiso ya registrados, ni siquiera aparece aquí.

El teórico es el salario mensual fijo de cada conductor (se le paga igual haya tenido muchos viajes o pocos). Los "días trabajados" son solo informativos, para que veas si cuadra con la actividad. A final de mes, mete aquí el real que te pase la oficina (nómina, horas extra, pluses...) para ver la diferencia.

Compara, para cada conductor, el consumo real medido por el GPS del camión (litros CAN-bus) frente al consumo teórico de fábrica del vehículo, en los meses que fue su conductor principal. Un conductor con desviación negativa gasta menos de lo esperado; positiva, más.

Sigue las reglas del Convenio Colectivo de Transporte de Mercancías por Carretera de Toledo (2024-2026): antigüedad en bienios y quinquenios, horas extra al +25%, nocturnidad al +40%, pagas extraordinarias de 30 días (salario base + plus + antigüedad) en julio y diciembre, y paga de beneficios en marzo.

Como con cada trabajador hay un neto pactado, el bruto se calcula hacia atrás: el Incentivo/Plus compensación cuadra salario base + plus transporte + PP.EXTRAS + nocturnidad + dietas para que lleguen justo al neto pactado (la nocturnidad y las dietas, si las tiene, van dentro de lo pactado). Solo las horas extra y los festivos son dinero de más y se suman por encima de ese neto. El IRPF y la Seguridad Social del trabajador se meten a mano abajo en euros (te los da tu gestoría cada mes, dependen de las circunstancias de cada uno) — en cuanto estén los dos y los datos del trabajador estén completos, puedes generar la nómina real con el formato oficial. El salario base, la antigüedad y el plus transporte de cada conductor se editan en su Ficha, porque no todos cobran lo mismo.

Días generados, disfrutados y pendientes de cada trabajador. Edita "Días generados" o "Días disfrutados" si cambia algo — los pendientes se recalculan solos.

Contrato firmado, copia de DNI, cualquier documento del trabajador — igual que hicimos con los vehículos.

Quién condujo cada vehículo cada día, según el tacógrafo (se actualiza solo cada noche vía Vigilo). Es un dato de referencia, no sustituye a la descarga legal del tacógrafo.

Comida, cena y nocturnidad calculadas a partir de cuándo cada conductor mete y retira su tarjeta del tacógrafo (automático, vía Vigilo). Fase de revisión: todavía no sustituye a lo que usa la nómina real (dietas por ruta / nocturnidad a mano) — es una vista previa para comprobar que los turnos capturados son correctos.

Posibles infracciones de conducción/descanso, detectadas casi al momento de producirse a través del tacógrafo en vivo (Vigilo) — exceso de 9h de conducción diaria, o el vehículo circulando sin ninguna tarjeta de conductor reconocida. Es un aviso automático para revisar, no una sanción confirmada — márcala como resuelta cuando la hayas comprobado (o justificado).

📢 Avisos que ven los conductores dentro de su portal (pestaña "🔔 Avisos", que les parpadea en rojo hasta que entran a leerlo) — sirve como canal interno para novedades, manuales (como el de confirmar carga/entrega) o cualquier cosa que antes se avisaba por WhatsApp.

Tu Excel o CSV necesita estas columnas (en cualquier orden, el nombre exacto de la cabecera importa): fecha, matricula, producto, litros, importe, proveedor, numfactura, observaciones, preciolitro. No hace falta que tengas todas — como mínimo, fecha y matrícula.

Los peajes reales llegan solos todos los días desde la tarjeta AS24 (import automático). Aquí puedes consultarlos por vehículo/mes, o añadir alguno a mano si hace falta.

Compara los km que tenían presupuestados los servicios (según el Maestro de Rutas) frente a los km reales que marcó el GPS. Una desviación grande puede indicar rutas mal medidas, desvíos frecuentes, o un vehículo compartido entre varios servicios que no cuadran.

Mete la hora prevista y la hora real de carga/descarga de cada servicio en el Registro Diario (columna "⏱ Horarios"). Aquí verás el % de cumplimiento por vehículo y por cliente — listo para enseñárselo tal cual.

Huella de CO2 estimada a partir del gasóleo consumido (factor estándar: 2,68 kg de CO2 por litro de diésel). Útil para clientes con políticas de sostenibilidad que piden este dato a sus transportistas.

Compara qué proveedor de gasoil te sale más barato, con datos reales de tus facturas. Elige un mes para ver el mejor repostaje de ese momento — el precio del gasoil cambia con el tiempo, así que la media de todo el histórico puede esconder cuál es el más barato ahora mismo.

Los PDF digitales se leen solos (proveedor por su NIF, nº, fecha, importes); los escaneados se rellenan mirando el documento. Revisa cada una y pulsa «Contabilizar»: se apunta en el libro y se crea su asiento.

Anota cualquier cosa que te digan por teléfono o email — cambios de horario, peticiones especiales, lo que sea — para no perder el hilo la próxima vez que hables con ellos.

Marca todos los puntos donde este cliente carga o descarga (puede haber varios de cada uno — "Nave 2", "Muelle 3"...). En cuanto el GPS detecte que el camión ha llegado a uno, se rellena solo el hito correspondiente en Registro Diario.

Consulta cualquier día: qué vehículos estaban libres, cuáles de servicio, y si alguno se quedó sin asignar.

Nivel del depósito de cada tractora (Vigilo, revisado cada 30 min). Con el camión parado el CAN no manda datos, así que se compara el nivel al llegar con el nivel al arrancar: si baja 5 % o más parado sale como caída sospechosa. Los repostajes se cruzan con las facturas de gasoil.

Antigüedad y km acumulados de cada vehículo, con una estimación de cuándo empezar a pensar en renovarlo.